Pearl busca un Asistente Ejecutivo Remoto para dar soporte a fundadores y líderes senior en startups, gestionando agendas, comunicaciones y sistemas operativos. Se requiere experiencia previa y excelentes habilidades de comunicación en inglés.
Si buscás crecer profesionalmente y tener un impacto real en startups innovadoras, este puesto remoto es para vos. Vas a trabajar con fundadores y líderes de primer nivel, gestionando sus agendas y sistemas, con la posibilidad de desarrollo a largo plazo.
Department: Asistencia Administrativa y Ejecutiva Modalidad: Remoto Tipo de empleo: Contratista Independiente, Jornada Completa Horario: Zona Horaria de EE. UU. (se espera flexibilidad del candidato con la preferencia del cliente) Ubicaciones: Filipinas, LATAM, Sudáfrica, Kenia y otras regiones remotas con excelentes habilidades de comunicación en inglés. Acerca de Pearl Talent Pearl trabaja con el 1% de los mejores candidatos del mundo y los conecta con las mejores startups de EE. UU. y la UE. Nuestros clientes han recaudado más de $5 mil millones en total y cuentan con el respaldo de empresas como OpenAI, a16z y Founders Fund. Buscan los candidatos más agudos y ambiciosos con los que puedan ascender y trabajar de manera constante durante muchos años. Los candidatos que hemos contratado han sido llevados a EE. UU. y la UE para trabajar con sus clientes, e incluso ascendidos a roles que coinciden con los de personal en EE. UU. Escuchá por qué existimos, en qué creemos y para quién estamos construyendo: MIRÁ AQUÍ ¿Por qué trabajar con nosotros? En Pearl, no somos solo otra firma de reclutamiento: te conectamos con oportunidades excepcionales para trabajar junto a fundadores visionarios de EE. UU. y la UE. Nuestro enfoque es ubicarte en roles donde puedas crecer, ser desafiado y construir carreras significativas a largo plazo. Descripción del Rol El Asistente Ejecutivo sirve como el pilar operativo para fundadores, CEOs y equipos de liderazgo senior en entornos de startups de ritmo rápido. Este rol va más allá del trabajo administrativo tradicional: gestionarás tiempo, sistemas y comunicación, anticipando necesidades antes de que surjan, impulsando la alineación entre prioridades y permitiendo que los ejecutivos se enfoquen en estrategia, alianzas y crecimiento. Esta es una posición de alta confianza y alta autonomía, perfecta para alguien que prospera resolviendo desafíos operativos y está entusiasmado con la oportunidad de escalar a responsabilidades de nivel de Jefe de Gabinete. Tu Impacto Tus esfuerzos maximizarán el apalancamiento ejecutivo gestionando tiempo, tareas y comunicación con precisión. Construirás y mantendrás sistemas operativos que mejoren la claridad y la eficiencia en toda la organización. Actuando como un centro de comunicación, asegurarás que las actualizaciones, entregables y seguimientos nunca se pierdan. Impulsarás la rendición de cuentas a través de estructura, herramientas y resolución proactiva de problemas, mientras evolucionas continuamente los flujos de trabajo operativos a través de la automatización y la mejora de procesos. Responsabilidades Principales Soporte Ejecutivo y Comunicación (35%) - Gestionar calendarios, bandejas de entrada y prioridades ejecutivas para asegurar la máxima productividad (apuntar a inbox zero). - Redactar, revisar y enviar comunicaciones profesionales internas y externas en nombre de la dirección. - Preparar resúmenes de reuniones, agendas y seguimientos, asegurando que los ejecutivos siempre estén listos con el contexto. - Coordinar reuniones con partes interesadas internas y externas en múltiples zonas horarias. - Gestionar listas de tareas y cerrar el 90%+ de los elementos delegados dentro de las 48 horas. - Rastrear plazos, compromisos y elementos de acción para garantizar la ejecución oportuna. - Mantener una supervisión proactiva de los proyectos en curso para garantizar la entrega a tiempo. Sistemas Operativos y Gestión de Flujos de Trabajo (30%) - Mantener dashboards y documentación en Notion, Asana y otras herramientas internas. - Crear, actualizar y refinar SOPs para mejorar la consistencia y la eficiencia operativa. - Construir estructura alrededor de flujos de trabajo recurrentes a través de mapeo de procesos y automatización. - Monitorear la finalización de tareas y reducir errores recurrentes o plazos incumplidos. - Optimizar flujos de trabajo recurrentes y apoyar procesos operativos interfuncionales. - Facilitar la comunicación del equipo, espacios de trabajo compartidos y sistemas de seguimiento del progreso. - Apoyar operaciones incluyendo coordinación de proveedores y gestión de tareas. Coordinación de Calendario, Viajes y Administración (20%) - Gestionar calendarios complejos, incluyendo reuniones internas, llamadas externas y programación basada en prioridades. - Coordinar y reservar arreglos de viaje (vuelos, hoteles, transporte) con itinerarios detallados. - Manejar la clasificación de la bandeja de entrada: marcar mensajes urgentes, redactar respuestas, archivar correos electrónicos y asegurar que nada se pierda. - Apoyar la documentación legal y administrativa (enrutamiento de formularios, firmas, seguimiento de plazos). - Coordinar citas personales, reservas y soporte ocasional para el hogar/proveedores según sea necesario. - Proteger el tiempo ejecutivo gestionando conflictos de agenda y asegurando tiempo de enfoque adecuado. Investigación, Documentación y Proyectos Estratégicos (15%) - Realizar investigación de industria, competidores y mercado para apoyar la toma de decisiones ejecutivas. - Compilar resúmenes concisos, sumarios y perspectivas accionables de la investigación. - Gestionar comunicaciones internas como actualizaciones semanales del equipo y notas de partes interesadas. - Investigar nuevas herramientas y automatizaciones de IA para mejorar la velocidad y precisión operativa. - Apoyar la presentación de informes sobre métricas de rendimiento, tendencias del mercado y oportunidades estratégicas. - Identificar problemas potenciales de manera temprana y proponer soluciones proactivas. - Asistir con proyectos especiales, incluyendo due diligence ligera e iniciativas de desarrollo de negocios. Requisitos Indispensables (Obligatorio) - Experiencia: 1-2+ años como Asistente Ejecutivo, Especialista Administrativo, Socio de Operaciones, o apoyando a ejecutivos de nivel C en entornos de ritmo rápido. - Soporte Ejecutivo: Capacidad probada para gestionar calendarios, bandejas de entrada y comunicación a nivel de fundador/CEO. - Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés; claro, conciso y profesional. - Organización: Excepcional atención al detalle, organización y gestión del tiempo. - Competencia Tecnológica: Cómodo con Google Workspace, Microsoft Office y herramientas de productividad modernas. - Mentalidad Proactiva: Fuerte sentido de propiedad con capacidad para anticipar necesidades y tomar la iniciativa. - Discreción: Altos niveles de confidencialidad y profesionalismo al manejar información sensible. - Experiencia Remota: Capacidad demostrada para trabajar de forma remota con líderes en diferentes zonas horarias. - Resolución de Problemas: Capacidad para pensar críticamente, gestionar prioridades contrapuestas con urgencia y precisión. - Seguimiento: Fiabilidad demostrada en la finalización de tareas y cumplimiento de plazos de manera consistente. Ideal (Preferido) - Título universitario preferido. - Experiencia en atención médica, startups, AgTech, telecomunicaciones o gestión de proyectos. - Experiencia en la creación de SOPs, sistemas internos o documentación operativa. - Exposición a herramientas de IA para automatización y mejora de la productividad. - Familiaridad con análisis, informes o soporte a la toma de decisiones basada en datos. - Experiencia apoyando procesos de M&A, relaciones con inversores o due diligence. - Experiencia con sistemas CRM o herramientas de coordinación de proyectos. - Habilidades básicas de hoja de cálculo (ordenar, filtrar, fórmulas como SUM, IF, VLOOKUP). - Experiencia previa en startups o empresas de alto crecimiento. Herramientas (Competencia) Indispensables (Obligatorio) - Email y Mensajería: Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, WhatsApp. - Calendario y Herramientas de Programación: Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar). - Suite de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). - Plataformas de videoconferencia como Zoom o equivalente. - Herramientas de IA: ChatGPT, Claude, Perplexity o asistentes de IA similares. Ideal (Preferido) - Gestión de Proyectos: Notion, Asana, Trello, ClickUp, Airtable. - Automatización: Zapier o herramientas de automatización de flujos de trabajo similares. - Plataformas CRM: Pipedrive, HubSpot, Salesforce, ConnectWise. - Finanzas: QuickBooks o herramientas de contabilidad similares. - Comercio Electrónico: Amazon Seller Central, Shopify. - Comunicación: Loom para mensajería por video. - LinkedIn para networking profesional y outreach. Beneficios - Salario Competitivo: Basado en experiencia y habilidades. - Trabajo Remoto: Completamente remoto, trabaja desde cualquier lugar. - PTO Generoso: De acuerdo con la política de la empresa. - Mentoría Directa: Acceso a líderes de la industria global. - Aprendizaje y Desarrollo: Recursos de crecimiento continuo. - Networking Global: Trabaja con equipos internacionales. - Cobertura Médica (Solo Filipinas): HMO después de 3 meses (tiempo completo). Nuestro Proceso de Reclutamiento 1. Solicitud 2. Entrevista por Video Corta 3. Evaluación de Habilidades 4. Entrevista de Top-grading 5. Coincidencia con Cliente 6. Oferta de Empleo 7. Onboarding ¿Listo para unirte a Pearl Talent? Si eres un profesional impulsado y listo para trabajar con fundadores excepcionales que construyen la próxima generación de empresas de clase mundial, nos encantaría conocerte. Postúlate ahora para desbloquear oportunidades donde tu crecimiento, impacto y éxito son nuestras principales prioridades.