Empresa busca Asistente Ejecutivo (EA) remoto para dar soporte administrativo y operativo a altos directivos, gestionando agendas, comunicaciones, logística y coordinación de proyectos.
Ideal para profesionales proactivos y organizados que buscan un desafío en un entorno dinámico.
Asistente Ejecutivo (EA) – Remoto | Soporte Ejecutivo, Gestión de Agenda y Operaciones Tipo de puesto: Full-Time, Remoto Horario de trabajo: Horario comercial del cliente en EE. UU. (se requiere flexibilidad) Acerca del rol En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando un Asistente Ejecutivo (EA) de alto rendimiento para brindar soporte administrativo y operativo de alto nivel a la alta dirección. Este no es un puesto administrativo básico. Actuarás como: - Un guardián - Un operador de confianza - Un coordinador de proyectos - Un centro de comunicación Tu rol es asegurar que los ejecutivos se mantengan enfocados en prioridades de alto impacto mientras tú gestionas la programación, comunicación, logística, coordinación y ejecución detrás de escena. Si eres proactivo, detallista, muy organizado y prosperas en entornos de ritmo rápido, este puesto está hecho para ti. Lo que gestionarás: Gestión de agenda y programación ejecutiva - Gestionar agendas ejecutivas complejas en múltiples zonas horarias. - Coordinar: reuniones internas, llamadas con clientes, eventos, agendas de viajes. - Priorizar solicitudes y resolver conflictos de programación de manera proactiva. - Optimizar el tiempo ejecutivo y los flujos de trabajo diarios utilizando: Google Calendar, Microsoft Outlook. Comunicación y correspondencia ejecutiva - Redactar, revisar y enviar correos electrónicos y memorandos profesionales. - Filtrar bandejas de entrada, llamadas y solicitudes, escalando los elementos prioritarios adecuadamente. - Actuar como enlace entre ejecutivos, clientes, proveedores y equipos internos. - Mantener una comunicación clara, profesional y oportuna entre los interesados. Preparación y seguimiento de reuniones - Preparar: agendas, notas informativas, puntos de conversación, materiales de reunión. - Recopilar y organizar información de antecedentes antes de las reuniones. - Tomar notas y registrar puntos de acción durante las reuniones. - Hacer seguimiento y asegurar que los plazos y compromisos se cumplan. Coordinación de viajes y logística - Coordinar arreglos de viajes nacionales e internacionales. - Reservar: vuelos, hoteles, transporte. - Crear itinerarios de viaje detallados. - Manejar cambios de última hora en viajes o programación de manera eficiente. - Procesar informes de gastos y reembolsos con precisión. Soporte de proyectos y operaciones - Rastrear prioridades ejecutivas, proyectos y entregables. - Realizar investigaciones y preparar informes, resúmenes o presentaciones. - Hacer seguimiento con los departamentos para asegurar que las tareas se mantengan al día. - Apoyar la coordinación de incorporación y desvinculación cuando sea necesario. Operaciones administrativas - Mantener sistemas de archivo digital y documentación organizados. - Gestionar versiones de documentos, aprobaciones y archivos compartidos. - Manejar información confidencial con profesionalismo y discreción. - Asegurar que los flujos de trabajo operativos se mantengan organizados y eficientes. Qué significa el éxito: - Las agendas ejecutivas funcionan sin problemas con conflictos mínimos. - Reuniones, viajes y logística coordinados a la perfección. - Comunicación oportuna, clara y profesional. - Los ejecutivos se mantienen enfocados en prioridades estratégicas en lugar de tareas administrativas. - Seguimientos y entregables completados consistentemente a tiempo. - Los interesados confían en tu organización, capacidad de respuesta y confiabilidad. Qué te hace un buen candidato: - Altamente organizado y detallista. - Proactivo y capaz de anticipar necesidades antes de que surjan problemas. - Sólido comunicador escrito y verbal. - Cómodo trabajando en entornos de ritmo rápido y alta presión. - Capaz de gestionar múltiples prioridades sin perder precisión. - Profesional, pulido y muy confiable. Requisitos (Indispensables): Experiencia - Más de 3 años de apoyo a altos ejecutivos o equipos de liderazgo. - Experiencia en la gestión de: agendas complejas, coordinación de viajes, comunicaciones ejecutivas. Habilidades clave - Dominio de: Google Workspace, Microsoft Office. - Sólida comunicación en inglés, escrita y verbal. - Experiencia en programación en múltiples zonas horarias. - Capacidad para manejar información confidencial de manera profesional. Desearía tener: - Experiencia apoyando a ejecutivos en: Startups, Agencias, Servicios profesionales, Empresas de alto crecimiento. - Familiaridad con: Slack, Zoom, Notion, Asana. - Experiencia apoyando a múltiples ejecutivos simultáneamente. - Exposición a responsabilidades de operaciones o coordinación de proyectos. Un día típico: - Revisar agendas ejecutivas y preparar notas informativas. - Gestionar bandejas de entrada y priorizar comunicaciones urgentes. - Coordinar reuniones y preparar agendas/materiales. - Programar viajes y manejar actualizaciones de logística. - Hacer seguimiento de proyectos en curso y prioridades ejecutivas. - Preparar informes, resúmenes o documentación. - Organizar tareas y preparar el cronograma del día siguiente. En resumen: mantendrás a los ejecutivos organizados, informados y operando con la máxima eficiencia. Métricas clave (KPIs): - Precisión de la agenda y reducción de conflictos de programación. - Seguimiento oportuno de las prioridades ejecutivas. - Satisfacción del ejecutivo y de los interesados. - Coordinación precisa de viajes e informes de gastos. - Reducción de la carga administrativa para el liderazgo. - Capacidad de respuesta y calidad de la comunicación. Por qué este puesto se destaca: - Alta visibilidad y exposición directa al liderazgo. - Oportunidad de convertirse en un verdadero socio operativo para los ejecutivos. - Entorno de ritmo rápido con propiedad significativa. - Sólida trayectoria de crecimiento hacia: Gestión de Operaciones, Soporte de Chief of Staff, Coordinación de Proyectos, Operaciones Ejecutivas. Proceso de entrevista: - Preselección telefónica inicial. - Entrevista por video con reclutador de Pavago. - Tarea práctica (ejercicio de programación o briefing ejecutivo). - Entrevista con el cliente y el liderazgo. - Oferta y verificación de antecedentes. Aplica ahora Si tú: - Prosperas en entornos de alta responsabilidad. - Disfrutas manteniendo organizadas a las personas y las operaciones. - Anticipas problemas antes de que sucedan. - Te enorgulleces de la precisión, la capacidad de respuesta y la ejecución. Esta es una gran oportunidad para convertirte en la mano derecha de confianza de la alta dirección.