Se busca un/a Asistente de Operaciones Ejecutivas remoto para startup, con 5+ años de experiencia, para dar soporte al Founder & CEO en gestión de agenda, emails, coordinación de reuniones, logística de viajes, y tareas administrativas de RRHH, finanzas y proyectos.
Si buscás un rol clave con alta visibilidad en un startup en crecimiento y te gusta ser el soporte directo del CEO, esta oportunidad remota es para vos. Podrás aportar estructura y orden en un entorno dinámico, gestionando tareas críticas de operaciones y coordinación.
Acerca de nosotros HireHawk conecta profesionales calificados con oportunidades de carrera remotas de alta calidad para empresas en crecimiento. Trabajamos con talento distribuido globalmente y conectamos candidatos con roles donde la propiedad, la comunicación y la confiabilidad realmente importan. Esta oportunidad es con un equipo de startup en expansión que necesita un socio ejecutivo de confianza que pueda aportar estructura, discreción y dinamismo a las operaciones diarias. Como Asistente Ejecutivo del CEO, apoyarás al Fundador y CEO mientras ayudas a mantener el negocio en general organizado y funcionando sin problemas. Este rol combina soporte ejecutivo, gestión de calendario y bandeja de entrada, operaciones de personas, administración financiera, coordinación de viajes y seguimiento interfuncional. Es una excelente opción para alguien que disfruta estar cerca del liderazgo, detectar problemas antes de que se vuelvan urgentes y crear calma en un entorno de startup ajetreado. Tendrás una visibilidad significativa en toda la empresa y desempeñarás un papel clave para ayudar al CEO y al equipo a mantenerse enfocados en el trabajo de mayor prioridad. Responsabilidades - Gestionar el calendario del CEO con una fuerte priorización, programación precisa y bloques de seguimiento claros. - Monitorear, organizar y administrar las bandejas de entrada ejecutivas para que nunca se pierdan mensajes, solicitudes y plazos importantes. - Coordinar reuniones entre equipos internos, socios externos, candidatos y otras partes interesadas. - Preparar revisiones diarias y semanales del calendario para reducir conflictos y mantener el liderazgo alineado. - Coordinar la logística de viajes ejecutivos para viajes de negocios, conferencias y horarios relacionados. - Evaluar oportunidades de conferencias entrantes y ayudar a garantizar que los eventos correctos reciban la atención del liderazgo. - Apoyar la incorporación, el seguimiento de PTO, las solicitudes de Gusto y otros flujos de trabajo de operaciones de personas. - Asistir con las conciliaciones presupuestarias mensuales, revisiones de QuickBooks, aprobaciones de facturas y seguimiento administrativo de finanzas. - Ayudar a gestionar renovaciones de seguros, auditorías, documentación de cumplimiento y procesos administrativos relacionados. - Mantener precisos y actualizados los documentos de informes, pronósticos de inventario, actualizaciones de viajes y detalles de coordinación comercial. Requisitos indispensables: - Más de 5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Asistente de Operaciones, Gerente Administrativo o un rol similar. - Sólida experiencia en gestión de calendarios, bandejas de entrada, programación y soporte ejecutivo. - Excelentes habilidades de comunicación en inglés, tanto escritas como verbales. - Alta atención al detalle con un fuerte seguimiento en múltiples plazos. - Capacidad para manejar información confidencial con profesionalismo y discreción. - Comodidad trabajando de forma independiente en un entorno de startup remoto. - Fuerte juicio organizacional y la capacidad de anticipar necesidades antes de que se las pidan. Requisitos deseables: - Experiencia apoyando a un fundador, CEO o ejecutivo senior. - Familiaridad con Gusto, Google Workspace, QuickBooks, Bill.com, Slack o herramientas similares. - Experiencia apoyando la administración de RR. HH., operaciones financieras o coordinación de cumplimiento. - Experiencia en startups o experiencia en un equipo ágil y de alta responsabilidad. - Exposición a la coordinación de viajes, conferencias o logística de eventos. Beneficios: - Acceso a un mercado de beneficios de más de $200K con descuentos en más de 150 servicios globales. - Opción de retirar hasta el 50% de las ganancias aprobadas antes del día de pago.