Asistente Virtual Ejecutivo

Empresa de publicidad en video busca un Asistente Virtual Ejecutivo para dar soporte al equipo de liderazgo, gestionando agendas, correos electrónicos y tareas administrativas remotas.

Descripción del puesto

Somos High Scale, una agencia enfocada en el futuro y obsesionada con los datos que está revolucionando la publicidad en video. Imaginá la obsesión de Amazon por el cliente combinada con la innovación audaz de SpaceX; ese es el ADN detrás de todo lo que hacemos. Nuestro equipo está creciendo rápidamente, produciendo miles de videos sociales de alto impacto cada semana para las marcas líderes del mundo en estilo de vida, moda, belleza y DTC. Con 50.000 pies cuadrados de espacio de estudio en DTLA y un enfoque propietario para el rendimiento impulsado por IA, estamos listos para dominar 2026. Necesitamos un Asistente Virtual Ejecutivo que pueda mantener nuestras operaciones remotas funcionando sin problemas para que nuestro equipo de liderazgo pueda concentrarse en el crecimiento. ¿Por qué importa este rol? Nuestros ejecutivos se mueven rápido, manejan millones en gasto publicitario y dirigen un motor de producción masivo. No pueden permitirse verse empantanados en conflictos de agenda, bandejas de entrada desorganizadas o archivos perdidos. Como nuestro Asistente Virtual Ejecutivo, serás el soporte remoto del equipo de liderazgo. Te encargarás de las tareas administrativas diarias pesadas. Al mantener la agenda despejada, la bandeja de entrada organizada y los detalles perfectamente gestionados, les darás a nuestros líderes el tiempo que necesitan para escalar el negocio. ¿Qué harás? - Gestionar la agenda: - Programar reuniones, llamadas y entrevistas en diferentes zonas horarias sin errores. - Asegurarte de que los ejecutivos sepan exactamente con quién se reúnen y proporcionarles los enlaces o documentos necesarios de antemano. - Proteger su tiempo evitando duplicaciones de citas y bloqueando tiempo para que se concentren en trabajo profundo. - Triaje de la bandeja de entrada: - Leer, clasificar y organizar los correos electrónicos ejecutivos diariamente. - Eliminar spam, archivar lo irrelevante y marcar los mensajes urgentes que requieren atención inmediata. - Redactar respuestas rápidas y profesionales a preguntas rutinarias en nombre de los ejecutivos. - Manejar tareas administrativas remotas: - Organizar archivos digitales, actualizar hojas de cálculo y asegurar que nuestro Google Drive sea fácil de navegar. - Reservar vuelos, hoteles y crear itinerarios de viaje claros para el equipo de liderazgo. - Manejar la entrada básica de datos y ayudar a preparar informes sencillos o presentaciones antes de reuniones importantes. - Coordinar al equipo: - Unirse a las llamadas de Zoom del liderazgo para tomar notas claras y precisas. - Enviar la lista de puntos de acción después de la reunión y hacer seguimiento con los miembros del equipo en Slack para asegurar que las tareas se realicen. ¿Cómo se medirá tu desempeño (KPIs)? - Cero errores: Sin reuniones perdidas, enlaces incorrectos o franjas horarias duplicadas en la agenda. - Bandeja de entrada cero: Mantener la bandeja de entrada principal del ejecutivo organizada y libre de desorden diariamente. - Tiempo de respuesta: Qué tan rápido manejas las solicitudes y mensajes urgentes durante el horario laboral. - Seguimiento de tareas: Asegurar que las notas de las reuniones se envíen rápidamente y que los recordatorios del equipo se rastreen consistentemente. ¿Quién sos? - El Operador Experimentado: - Al menos 3 años de experiencia trabajando estrictamente como Asistente Virtual, Asistente Ejecutivo o Soporte Administrativo remoto para fundadores o ejecutivos ocupados. - Sabés cómo trabajar de forma independiente. No necesitás que alguien te supervise para hacer el trabajo. - Altamente Organizado y Tecnológicamente Hábil: - Sos un experto en herramientas como Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive, Sheets), Slack y Zoom. - Tu atención al detalle es impecable. Revisás dos veces cada zona horaria y cada enlace antes de enviarlo. - Un Comunicador Claro: - Tenés un excelente inglés escrito y hablado. - Sabés cómo escribir un correo electrónico educado pero firme para rechazar una reunión. - Sos proactivo. Si ves un problema que se avecina, lo solucionás antes de que el ejecutivo se entere. Beneficios: - Totalmente Remoto: Trabajá desde cualquier lugar, pero mantenete completamente conectado a un equipo global en rápido crecimiento. - Acceso Inigualable: Obtendrás un asiento en primera fila para ver cómo se construye y escala una agencia de alto rendimiento. - Innovación Implacable: Trabajá en un entorno de alta energía junto a algunas de las mentes más brillantes del marketing digital. - Cultura de Crecimiento: Únete a un equipo que se mueve rápido, prueba constantemente y celebra las victorias. High Scale es un Empleador de Igualdad de Oportunidades. Celebramos la diversidad y creemos que es clave para construir equipos que cambien el mundo, una campaña innovadora a la vez.

Responsabilidades

• Gestionar agendas y programar reuniones en diferentes zonas horarias.
• Organizar y priorizar correos electrónicos ejecutivos.
• Redactar respuestas profesionales a preguntas rutinarias.
• Organizar archivos digitales y mantener Google Drive ordenado.
• Reservar vuelos, hoteles y crear itinerarios de viaje.
• Realizar entrada básica de datos y preparar informes/presentaciones simples.
• Tomar notas en reuniones de liderazgo y hacer seguimiento de acciones.

Skills requeridas

Beneficios

• Trabajo 100% remoto
• Acceso a la construcción y escalada de una agencia de alto rendimiento
• Entorno de alta energía
• Cultura de innovación y experimentación

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Executive Assistant

Huzzle

Remoto

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