Empresa busca un Coordinador de Operaciones de Propiedades remoto para dar soporte a la gestión de propiedades, coordinación de proyectos, comunicación con clientes y mejora de procesos, con foco en instalaciones de auto-almacenamiento y uso de Easy Storage Solutions.
Ideal para alguien organizado y proactivo que disfrute creando estructura y mejorando flujos de trabajo.
Coordinador de Operaciones Inmobiliarias Tipo de puesto: Jornada completa, Remoto Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. Acerca del rol Buscamos un Coordinador de Operaciones Inmobiliarias altamente organizado y proactivo para dar soporte a las operaciones diarias de administración de propiedades, coordinación de proyectos, comunicación con clientes e iniciativas de mejora de procesos. Este rol es ideal para alguien a quien le gusta crear estructura, mejorar flujos de trabajo y mantener las operaciones funcionando sin problemas. Un enfoque principal será dar soporte a una de nuestras instalaciones de autoalmacenamiento utilizando Easy Storage Solutions, al mismo tiempo que se asiste con la coordinación administrativa, la elaboración de informes y los procesos de administración de propiedades. El candidato ideal está orientado a los detalles, centrado en el cliente y se siente cómodo gestionando múltiples prioridades mientras ayuda a construir sistemas eficientes que apoyen el crecimiento del negocio. Responsabilidades Soporte Ejecutivo y Administrativo - Dar soporte al Director de Administración de Propiedades con la programación, seguimiento de tareas, recordatorios, seguimientos y coordinación administrativa. - Realizar un seguimiento de los plazos, las responsabilidades recurrentes, los hitos del proyecto y los elementos de acción abiertos. - Organizar documentos, correos electrónicos, hojas de cálculo, informes, listas de verificación y comunicaciones internas. - Mantener registros precisos en los sistemas de la empresa y garantizar que la información esté debidamente documentada. - Asistir con las actualizaciones administrativas y la gestión de registros dentro de AppFolio. Coordinación de Proyectos y Mejora de Procesos - Asumir la responsabilidad de los proyectos asignados desde la planificación hasta la finalización. - Crear y mantener SOP (Procedimientos Operativos Estándar), plantillas, flujos de trabajo, listas de verificación, herramientas de informes y documentación de procesos. - Identificar cuellos de botella, ineficiencias, información faltante y brechas operativas. - Presentar recomendaciones y soluciones que mejoren las operaciones comerciales y la eficiencia del equipo. - Monitorear el progreso del proyecto y asegurar que las tareas se mantengan en curso. Comunicación con Clientes y Partes Interesadas - Comunicarse profesionalmente con inquilinos, clientes, propietarios, proveedores, solicitantes y miembros del equipo interno. - Realizar un seguimiento de los elementos pendientes y ayudar a avanzar los proyectos y las tareas operativas. - Brindar un excelente servicio al cliente a través de teléfono, correo electrónico y comunicación escrita. - Coordinar con los equipos locales cuando se requiere soporte en el sitio. Operaciones de Instalaciones de Almacenamiento - Aprender y gestionar las operaciones diarias dentro de Easy Storage Solutions. - Manejar las consultas de los clientes a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto. - Gestionar reservas, alquileres, mudanzas de entrada y salida, pagos, actualizaciones de cuentas y documentación de arrendamiento. - Resolver consultas de facturación, problemas de acceso a puertas y preocupaciones sobre cuentas de clientes. - Monitorear las cuentas en mora y emitir recordatorios de acuerdo con las políticas de la empresa. - Mantener registros de clientes, notas e historial de comunicaciones. - Preparar informes operativos que cubran ocupación, actividad de leads, mora, problemas no resueltos y mejoras recomendadas. - Desarrollar y mejorar SOP relacionados con la gestión de clientes, alquileres, cobranzas, informes y flujos de trabajo operativos. ¿Qué te hace el candidato perfecto? - Altamente organizado y capaz de gestionar múltiples proyectos simultáneamente. - Naturalmente proactivo y capaz de identificar problemas antes de que se conviertan en problemas. - Cómodo trabajando de forma independiente sin supervisión constante. - Orientado a procesos y disfruta construyendo sistemas que mejoran la eficiencia. - Gran atención al detalle con un compromiso con la precisión. - Confiable, responsable y capaz de cumplir consistentemente los compromisos. - Sólida mentalidad de servicio al cliente con excelentes habilidades de comunicación. Experiencia y Habilidades Requeridas (Mínimo) - Sólida experiencia en servicio al cliente en un entorno profesional. - Experiencia en soporte de operaciones comerciales, administración, coordinación de proyectos, administración de propiedades, arrendamiento o funciones de servicio al cliente. - Sólido conocimiento práctico de Google Workspace, incluyendo Gmail, Google Drive, Google Docs y Google Sheets. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. - Sólida comunicación telefónica y experiencia de cara al cliente. - Capacidad para gestionar múltiples tareas, plazos y prioridades simultáneamente. - Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle. - Velocidad de escritura de al menos 60 PPM. - Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto, manteniéndose altamente receptivo y colaborativo. - Conexión a Internet confiable y espacio de trabajo remoto profesional. Experiencia y Habilidades Deseables - Experiencia trabajando en administración de propiedades, autoalmacenamiento, arrendamiento o entornos enfocados en operaciones. - Experiencia usando AppFolio. - Experiencia usando Easy Storage Solutions. - Experiencia creando SOP, documentación de procesos, flujos de trabajo y sistemas operativos. - Experiencia coordinando proyectos entre múltiples partes interesadas. - Familiaridad con la elaboración de informes, el seguimiento de la ocupación, las cobranzas o la gestión de cuentas de clientes. ¿Cómo es un día típico? El día de un Coordinador de Operaciones Inmobiliarias combina soporte administrativo, gestión de proyectos, comunicación con clientes y coordinación operativa. Usted: - Realizará un seguimiento de tareas, proyectos, plazos y seguimientos para el Director de Administración de Propiedades. - Organizará registros, informes, comunicaciones y documentación operativa. - Responderá a las consultas de los clientes y asistirá con las operaciones de las instalaciones de almacenamiento. - Gestionará reservas, alquileres, mudanzas de entrada y salida, y actualizaciones de cuentas. - Coordinará con miembros del equipo, proveedores y clientes para resolver problemas. - Mejorará flujos de trabajo, creará SOP y construirá sistemas que apoyen el crecimiento del negocio. - Monitoreará la morosidad, la ocupación y las métricas de rendimiento operativo. - Preparará actualizaciones e informes para la revisión de la gerencia. En esencia: usted es responsable de mantener las operaciones organizadas, los proyectos en marcha, los clientes atendidos y los sistemas funcionando de manera eficiente. Indicadores Clave de Éxito (KPIs) - Finalización oportuna de tareas administrativas y relacionadas con proyectos. - Precisión y organización de los registros en los sistemas de la empresa. - Tiempos de respuesta y niveles de satisfacción del cliente. - Finalización e implementación de SOP y mejoras de procesos. - Resolución de problemas de clientes y cuellos de botella operativos. - Precisión de informes y documentación. - Gestión eficaz de la ocupación, alquileres, cobranzas y actualizaciones de cuentas. Proceso de Entrevista - Preselección telefónica inicial - Entrevista por video con el reclutador - Entrevista con el cliente - Oferta y incorporación