Empresa busca un Coordinador de Operaciones para dar soporte a las operaciones diarias, asegurando la organización de flujos de trabajo, cumplimiento de tareas y precisión de registros. El rol implica coordinación interdepartamental y mejora de la eficiencia.
Ideal para alguien organizado que disfruta resolviendo problemas operativos en un entorno remoto.
Coordinador de Operaciones Tipo de puesto: Full-Time, Remoto Horario: Horario comercial de EE. UU. Ubicación: Remoto (preferentemente LATAM, Sudáfrica, Pakistán, Europa del Este) Sobre el rol: Nuestro cliente busca un Coordinador de Operaciones altamente organizado y enfocado en la ejecución para dar soporte a las operaciones comerciales diarias en múltiples departamentos. Este rol es responsable de asegurar que los flujos de trabajo se mantengan organizados, las tareas operativas se completen a tiempo, los registros permanezcan precisos y el liderazgo tenga visibilidad sobre el rendimiento y las prioridades. El Coordinador de Operaciones actúa como un punto central de coordinación entre equipos, ayudando a mejorar la eficiencia, la rendición de cuentas y la comunicación en toda la organización. Este rol es ideal para alguien que prospera en entornos estructurados, disfruta resolviendo problemas operativos y puede equilibrar flujos de trabajo recurrentes con prioridades de rápido movimiento. Responsabilidades: Coordinación de Procesos - Seguimiento de flujos de trabajo y tareas operativas en departamentos como finanzas, RR. HH., atención al cliente, logística, marketing y operaciones. - Asegurar que los procesos operativos se completen según los plazos y los SOP (Procedimientos Operativos Estándar). - Identificar cuellos de botella, retrasos o ineficiencias y escalar problemas de manera proactiva. - Apoyar la ejecución interfuncional coordinando plazos, entregables y seguimientos. - Ayudar a mantener la consistencia operativa y la rendición de cuentas entre los equipos. Gestión de Datos e Informes - Mantener paneles (dashboards), rastreadores (trackers) y bases de datos operativos. - Generar informes semanales y mensuales de KPI relacionados con la productividad, eficiencia del flujo de trabajo, utilización y rendimiento operativo. - Asegurar la precisión, consistencia y entrega oportuna de los informes al liderazgo. - Monitorear métricas operativas y presentar tendencias o riesgos a la gerencia. - Apoyar al liderazgo con informes ad hoc y análisis operativos. Documentación y Gestión de SOPs - Mantener y actualizar SOPs, flujos de trabajo, guías operativas y documentación de cumplimiento. - Organizar documentación digital en sistemas como Google Drive, Notion, SharePoint o plataformas internas. - Asegurar que los registros estén listos para auditorías, sean accesibles y se mantengan adecuadamente. - Ayudar a estandarizar los flujos de trabajo operativos y las prácticas de documentación. Coordinación de Proveedores y Socios - Coordinar con proveedores y socios externos sobre entregables operativos y plazos de servicio. - Monitorear los SLAs (Acuerdos de Nivel de Servicio) de los proveedores y escalar retrasos o problemas cuando sea necesario. - Dirigir facturas, aprobaciones y solicitudes operativas de manera apropiada. - Mantener registros organizados de la comunicación y documentación de proveedores. Soporte Interdepartamental - Coordinar tareas operativas recurrentes y proyectos interfuncionales. - Hacer seguimiento de los puntos de acción y mantener la rendición de cuentas entre los equipos. - Apoyar al liderazgo con investigación, programación, informes e iniciativas operativas. - Ayudar a mejorar la comunicación y la visibilidad del flujo de trabajo entre departamentos. Cumplimiento y Controles Operacionales - Asegurar que los procesos operativos sigan los estándares internos y los requisitos de cumplimiento. - Mantener registros, rastreadores y documentación de auditoría operativa precisos. - Apoyar el control de calidad y la consistencia operativa en flujos de trabajo recurrentes. ¿Qué te hace el candidato perfecto? - Altamente organizado, con gran capacidad de seguimiento y disciplina de ejecución. - Capacidad para realizar múltiples tareas, gestionando varios flujos de trabajo simultáneamente. - Mentalidad analítica con atención al detalle y a las oportunidades de mejora de procesos. - Sólida capacidad de comunicación, cómodo coordinando entre departamentos y partes interesadas. - Proactivo y con sentido de la propiedad, capaz de identificar problemas antes de que escalen. - Cómodo equilibrando tareas estructuradas recurrentes con necesidades operativas ad hoc. Experiencia y Habilidades Requeridas: - Más de 2 años de experiencia en operaciones, coordinación, soporte de proyectos o roles de operaciones comerciales. - Sólida competencia en Microsoft Office y Google Workspace. - Experiencia trabajando con sistemas CRM, ERP u operativos (Salesforce, HubSpot, NetSuite o similares). - Sólidas habilidades en Excel u Hojas de Cálculo de Google, incluyendo dashboards, tablas dinámicas, sistemas de seguimiento e informes. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. - Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo. Experiencia y Habilidades Ideales: - Experiencia con metodologías de mejora de procesos (Lean, Six Sigma, Kaizen o similares). - Experiencia en la creación de SOPs, rastreadores y documentación operativa. - Familiaridad con herramientas de gestión de proyectos y colaboración como Asana, ClickUp, Monday.com o Notion. - Exposición a herramientas de informes y visualización de datos como Power BI, Tableau o Looker. - Experiencia apoyando startups de rápido crecimiento, agencias, empresas SaaS o negocios de servicios. ¿Cómo es un día típico? El día de un Coordinador de Operaciones gira en torno a mantener a los equipos alineados, los flujos de trabajo organizados y las operaciones funcionando eficientemente. Usted: - Monitoreará los flujos de trabajo operativos y asegurará que las tareas se mantengan al día. - Actualizará dashboards, rastreadores de KPI e informes operativos. - Coordinará con departamentos y proveedores sobre entregables y plazos. - Hará seguimiento de los puntos de acción abiertos y resolverá bloqueos operativos. - Mantendrá SOPs, documentación y registros operativos. - Apoyará al liderazgo con informes, programación e iniciativas operativas. - Ayudará a mejorar sistemas, flujos de trabajo y procesos de comunicación en toda la organización. En esencia: usted es el pegamento operativo que mantiene a los equipos organizados, los flujos de trabajo en movimiento y al liderazgo informado. Métricas Clave de Éxito (KPIs): - Finalización a tiempo de flujos de trabajo operativos y tareas recurrentes. - Precisión y confiabilidad de los informes de KPI y dashboards. - Efectividad en la coordinación de proveedores y socios. - SOPs y documentación operativa consistentemente actualizados y listos para auditoría. - Reducción de cuellos de botella en flujos de trabajo e ineficiencias operativas. - Retroalimentación positiva de las partes interesadas sobre la coordinación y la comunicación. Proceso de Entrevista: - Preselección Telefónica Inicial - Entrevista por Video con Reclutador de Pavago - Tarea Práctica (ej. crear un rastreador de KPI o un dashboard de flujo de trabajo con datos de muestra) - Entrevista con el Cliente - Oferta y Verificación de Antecedentes #Operations #OperationsCoordinator #BusinessOperations #RemoteJobs #OperationsManagement #ProjectCoordination #BusinessSupport #WorkflowManagement #ProcessImprovement #RemoteWork #OperationsSpecialist